Historia Pani Moniki (52 l.)

Tegoroczne sprawozdanie finansowe miało się już ku końcowi. W zasadzie wszystkie kluczowe pozycje były wyznaczone i nawet był jakimś margines tygodnia czy dwóch na jego ostateczne domknięcie. Pozostało jeszcze wydrukować rachunek zysków i strat za zamykany rok i dać go do podpisania prezesowi. W ostatniej chwili Panią Monikę coś tknęło i z głupia frant zadzwoniła do znajomej księgowej z innej firmy – Pani Haliny (56 l.) – z pytaniem, jakie ona przyjęła dyskonto do wyceny rezerw na świadczenia pracownicze?

To był bowiem jeden z trzech parametrów, który Pani Monika musiała wpisać w gotowym Excelu, którego wcześniej zakupiła na płytce CD od jednej z firm rachunkowych.

Pani Halina bardzo się zdziwiła, gdyż u niej całą wycenę przygotował aktuariusz (40 l.) z biura aktuarialnego Halley.pl (takiego „przez internet”). I nie tylko, że zarekomendował właściwą stopę dyskonta, to jeszcze wyjaśnił mailowo Pani Halinie, dlaczego należy bezpiecznie przyjąć tak właśnie ten wskaźnik. To było bardzo przydatne wyjaśnienie, bo m.in. o to pytał biegły rewident (35 l.) przy badaniu sprawozdania w firmie u Pani Haliny.

Ale tak naprawdę z tą odpowiedzią wątpliwości Pani Moniki zaczęły bardziej narastać niż znikać…

Wycena rezerw na świadczenia pracownicze to nie tylko dyskonto!

Mianowicie Pani Halina wspomniała, że biegły bardzo dokładnie przyglądał się tzw. współczynnikom rotacji (szczególnie ważne było dla niego czy ta rotacja zależy od wieku i czy czasem nie jest taka sama dla wszystkich pracowników, bo to ponoć bardzo duży błąd). Upewniał się też, że zostały użyte aktualne i odpowiednio przekształcone tablice śmiertelności, które – jak wyjaśniał – GUS aktualizuje każdego roku. Dla Pani Haliny była to czarna magia, więc wszystkie pytania od audytora przekazała do aktuariusza i po wymianie dwóch, trzech maili temat bezproblemowo się zamknął.

Pani Monika w swoim Excelu miała jedną komórkę do wpisania rotacji, a o żadnych tablicach GUS i możliwości ich przekształcania nie było tam mowy! Co więcej – gdy podejrzała sobie formułę obliczeniową, to oniemiała, bo tak na 90% jej wychodziło, każdy pracownik ma dokładnie taką samą rotację, a więc niezależną od wieku!

Aktuariusz na odsiecz

Poziom stresu u Pani Moniki wzrósł do poziomu, do którego nigdy nie powinien wzrastać, szczególnie w piątek o 15:00. Wygooglowała sobie szybko jeszcze w Internecie coś w temacie rezerw emerytalnych, na takiej stronie chociażby jak ta https://halley.pl/wycena-rezerw-pracowniczych/, sprawdziła sobie, że wycena rezerw na świadczenia pracownicze powinna w jej firmie objąć jeszcze także odprawy rentowe i pośmiertne i wykonała telefon do aktuariusza.

Jakaż była jej radość, że temat uda się na spokojnie domknąć do końca przyszłego tygodnia, o ile tylko w miarę szybko prześlą dane kadrowo-płacowe pracowników do wyceny. Z tym akurat nie było problemu, bo niemal wszystkie te dane miała już w tym swoim nieszczęsnym Excelu, w którym wcześniej sama „przeprowadziła wycenę”.

Nie minął nawet tydzień i Pani Monika otrzymała od aktuariusza wstępną wycenę rezerw na wszystkie trzy odprawy. Jakież było jej pozytywne zresztą zaskoczenie, gdy okazało się, że rezerwy wyszły istotnie mniejsze niż te, które sama wcześniej oszacowała. Pomyślała, że dobrze, że nie poszła z nimi wtedy po podpis do prezesa…

Zaprawiona w boju dla porządku napisała jeszcze krótkiego maila do aktuariusza z pytaniem czy aby na pewno rotacja pracowników jest zależna od wieku. Oczywiście odpowiedź była twierdząca!

Nie ryzykuj – wybierz mądrze!

Powyższa historia opiera się na faktach, choć okrasiliśmy ją odrobiną emocji, aby łatwiej było wczuć się w konkretną sytuację. Tym niemniej wydźwięk pozostaje ten sam. Po pierwsze: wycena rezerw na świadczenia pracownicze robiona samodzielnie generuje szereg problemów i obciąża księgową niepotrzebnym ryzkiem.

Po drugie: nie ma sensu inwestować w gotowe arkusze kalkulacyjne Excel, bo doświadczenie pokazuje, że są one przygotowywane w zbyt uproszczony sposób, nie zawierają odpowiednich wskaźników, zrzucają na księgową ryzyko wyboru i tłumaczenia się później z odpowiednich parametrów wyceny, a często po prostu przygotowane są błędnie przez niespecjalistów.

Po trzecie: nie można być ekspertem od wszystkiego i skoro aktuariusz specjalizuje się w takich właśnie wycenach, bierze na siebie wytłumaczenie wszystkiego audytorowi i dba o odpowiedni poziom kluczowych wskaźników wyceny, to lepiej zlecić właśnie jemu przeprowadzenie wyceny od A do Z.