Jakie wyzwania, z którymi musi się mierzyć organizator imprez?

Praca event managera wydaje się łatwa i przyjemna. W końcu organizuje on imprezy, w których też uczestniczy. Nierzadko wydarzenia odbywają się w różnych malowniczych zakątkach w Polsce i za granicą. Niestety, myli się ten, kto sądzi, że w tym zawodzie nie trzeba stawiać czoła wyzwaniom. Z czym musi się mierzyć organizator imprez i na co powinien się przygotować?

 

Elastyczne reagowanie

Nawet starannie zaplanowaną imprezę czasem trzeba zmodyfikować, gdy wydarzy się coś niespodziewanego. Pomaga w tym elastyczność psychologiczna. Osoby, które zachowują otwarty umysł, łatwiej sobie radzą, gdy podczas targów w plenerze zaczyna grzmieć i padać. Zazwyczaj mają w zanadrzu plan B i wiedzą, co robić. Nie zniechęcają się pod wpływem chwilowych trudności i nie poddają się, mimo przeciwności losu.

Dobra znajomość prawa

Organizator imprez musi wykazać się dobrą znajomością prawa przy wydarzeniach o charakterze masowym. Gdy podejmuje się przygotowania tego typu eventów, powinien dopełnić wielu formalności. Imprezę masową trzeba zgłosić konkretnym organom i uzyskać od nich pozwolenie. Należy także zapewnić bezpieczeństwo wszystkim uczestnikom, stworzyć regulamin wydarzenia i przygotować plan obiektu z uwzględnieniem wyjść ewakuacyjnych. Ponadto na barkach organizatora imprez spoczywa obowiązek zadbania o zaplecze sanitarne.

Kreatywny scenariusz eventu

Zarówno klienci, jak i zaproszeni goście oczekują, że event manager zaproponuje im coś ciekawego i porywającego. Dziś nikogo już nie interesują klasyczne imprezy z didżejem i zwykłym cateringiem. Należy przygotować dodatkowe atrakcje, dzięki którym wydarzenie wyróżni się i przejdzie do historii jako niezapomniane. Pomaga w tym świetnie rozwinięta kreatywność, śledzenie trendów w branży i czerpanie z nich inspiracji.

Nadzór nad pracą podwykonawców

Organizator imprez musi też znaleźć uczciwych podwykonawców i nadzorować ich pracę. Jeśli ktoś zawiedzie, np. nie dostarczy tortu na czas lub nie przygotuje sceny, odpowiedzialność za niedopatrzenie ponosi event manager. Ma on bowiem obowiązek zadbać o to, aby każdy najdrobniejszy detal został dopięty na ostatni guzik.

Znalezienie miejsca na event

Niekiedy duży problem stanowi znalezienie odpowiedniego miejsca na zorganizowanie imprezy. Zdarza się, że klient zgłasza nietypowe oczekiwania. Np. chce, aby event odbył się nad wodą, w bliskim sąsiedztwie lasu, w starym pałacu lub można było podczas niego zaprezentować pokaz akrobatyczny.

Uwzględnienie nieprzewidzianych wydatków

Organizator imprez w dobie inflacji często ponosi wyższe koszty, niż pierwotnie zakładał. Ceny w Polsce rosną z dnia na dzień, co skutkuje tym, że najlepiej zamrozić 20% budżetu klienta na nieplanowane wydatki. Pozwoli to uniknąć wielu nieprzyjemnych i problematycznych sytuacji.

Zapewnienie bezpieczeństwa uczestnikom

Event manager wykonuje niezwykle odpowiedzialną pracę. Musi bowiem zapewnić bezpieczeństwo wszystkim uczestnikom podczas imprezy. Zadbać o to, aby podłoga nie była zbyt śliska, a namiot rozstawiony w ogrodzie został starannie rozłożony.

Zrozumienie potrzeb klienta

Bardzo ważne jest również nawiązanie nici porozumienia z klientem i dobre zrozumienie jego potrzeb. Każdy event ma przyczynić się do realizacji określonego celu zleceniodawcy. Organizator imprez dąży do jego osiągnięcia, a zarazem dba o zadowolenie zaproszonych gości.

Dopilnowanie terminów

Przygotowując wydarzenie, należy dopilnować wszystkich terminów, liczyć się z częstymi wyjazdami i nielimitowanym czasem pracy. O tym, jak poradzić sobie z najczęstszymi wyzwaniami, dowiesz się podczas kursu na event managera.